(Español) Instrucciones para Iniciar el uso de ExakTime Connect

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Bienvenido y felicitaciones por la compra del sistema ExakTime Connect! ¡Estamos muy contentos de que nos haya elegido para administrar las horas de trabajo de sus empleados, proyectos/lugares de trabajo y demás datos laborales!

Estas instrucciones le ayudarán a como configurar y comenzar a utilizar su cuenta ExakTime Connect. Siga los pasos que se indican a continuación.

Como Iniciar el Uso Del Sistema de ExakTime Connect

ExakTime Connect es una aplicación que requiere acceso al internet en una computadora para su uso, lo que significa que usted puede acceder a su cuenta desde usando una computadora con conexión a la red (internet) en cualquier parte del mundo.

Una vez que usted y su instructor de ExakTime hayan creado su cuenta de ExakTime Connect y asignado un administrador de la misma, usted regresará a la misma página de ExakTime Connect de la compañía (nombredesucompañia.exaktime.com) para su acceso.

En la página de inicio, por favor ingrese su dirección de correo electrónico y su contraseña de la cuenta.

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Como Añadir y Editar la Información de Empleado

Una vez que haya iniciado la sesión, usted puede comenzar a enlistar y configurar a sus empleados de inmediato.

  • En las opciones que ve en la parte superior del programa, seleccione Administración > Empleados (Manage > Employees).

    Quick_Start_Tutorial__Spanish___360024372053__Employees.png

  • Presione en el signo de “suma” etiquetado “Add Employee” (Agregar empleado) para comenzar a agregar los nombres de sus trabajadores en el programa.

    Quick_Start_Tutorial__Spanish___360024372053__Add_Employee.png

  • Introduzca la información de un empleado y a continuación, presione en el icono "Guardar" (SAVE) en la parte inferior de la ventana. Los asteriscos indican qué información es requerida.

    Quick_Start_Tutorial__Spanish___360024372053__Add_Employee_2.png

    SaveNew.png


  • Para actualizar la información de un empleado, por favor, presione en el ícono de lápiz adjunto al nombre del empleado cuyos datos desea actualizar y luego proceda a editar o añadir la información necesaria en el perfil del trabajador.

  • Por ejemplo, los empleados que usarán la aplicación de Exaktime Mobile para registrar sus entradas y salidas, necesitarán el permiso para hacerlo y una clave, creada y asignada por el Administrador del sistema

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  • En la página del perfil del empleado, desplácese hacia la sección de los Roles de Seguridad (Security Roles). Presione donde dice No Acceso (No Access).

  • Seleccione el rol de seguridad adecuada en el menú (empleado, supervisor, etc), asigne una clave personal única (de 4 a 10 números) y a continuación, presione el ícono "Guardar" en la parte inferior de la ventana. Cada empleado que utiliza ExakTime Mobile usará un código único y exclusivo. También se le asignará un rol, que determina qué funciones pueden utilizar en la aplicación.

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Nota: Para añadir un grupo de empleados, proyectos/lugares de trabajo o actividades/tareas laborales de una sola vez, seleccione Herramientas > Importar (Tools > Import) en el menú principal. Para obtener más información, haga clic aquí para obtener la guía de importación CSV.

Agregar y Editar Información de Proyectos/Trabajos

Añadir sus lugares de trabajo es igual de fácil.

  • Diríjase hacia arriba del programa y seleccione Administrar > Lugares de Trabajo o Proyectos (Manage > Locations) en la parte superior del programa Exaktime Connect.

    Quick_Start_Guide__115005300728__Locations.png

  • Presione en el signo de “suma” etiquetado “Add Location” para agregar un nuevo proyecto o lugar de trabajo a su lista.

    Quick_Start_Guide__115005300728__Add_Location.png

  • Introduzca el nombre y la dirección del proyecto.

  • Presione la pestaña GPS.

    Quick_Start_Guide__115005300728__Edit_Location.png

  • En esa pantalla usted verá el proyecto o lugar de trabajo en un mapa. Para ajustar la ubicación del proyecto en el mapa, solamente presione en el ícono Amarillo (pin), sosténgalo, muévalo y déjelo caer en el lugar que usted crea que es el correcto.

  • Presione en el ícono de “Guardar" en la parte inferior de la ventana.

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Añadir Actividades o Tareas (Cost Codes)

Siga el mismo proceso para adherir una nueva actividad o tarea en el programa:

  • Vuelva al panel de control y seleccione Administrar > Actividades/Tareas (Manage > Cost Codes) en la barra de menús.

    Quick_Start_Guide__115005300728__Cost_Codes.png

  • Presione el signo de suma "Add Cost Code" (Añadir actividades o tareas ) para agregar una nueva. Por ejemplo, es posible que desee añadir "Manejar" o "Trabajo general ". También puede asignarle un número de identificación, si así corresponde.

    Quick_Start_Guide__115005300728__Add_Cost_Code.png

  • Presione “Guardar” cuando haya agregado una nueva tarea o actividad.

    Quick_Start_Guide__115005300728__Save_-_1.png

Agregar un Dispositivo Móvil

Para añadir un dispositivo móvil para que un(os) empleado(s) pueda(n) registrar sus entradas y salidas, primero tendrá que instalar la aplicación "ExakTime Mobile" desde cualquier tienda de aplicaciones (Google Play, Apple Store).

Navegue de vuelta a su Tablero de Control(Dashboard). Cerca de la parte inferior de la página, verá el código de configuración de su compañía. El sistema genera uno nuevo cada dos semanas.

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  • También encontrará este Código en Administrar > Dispositivos móviles (Manage > Manage Devices).

    Quick_Start_Guide__115005300728__Mobile_Devices.png

  • En esta pantalla usted puede enviar el código de configuración de la empresa directamente al dispositivo móvil de su empleado, para hacerlo presione en el signo de suma titulado "Add a Mobile Device"(Añadir un dispositivo móvil).

    Quick_Start_Guide__115005300728__Add_Mobile_Device.png

  • La pantalla mostrará dos ventanas, una con el código de configuración de la compañía y la otra para que usted escriba el número del teléfono móvil del empleado. Introduzca el número y presione "Enviar" (Send).

    Quick_Start_Guide__115005300728__Add-Mobile-Device.png

  • En el teléfono móvil del empleado, abra la aplicación ExakTime Mobile y seleccione “I have a company code” (Tengo un código de configuración de la empresa).

    EM_Logo.png

  • El empleado introducirá el código de configuración de la empresa que se le envió directamente desde ExakTime Connect (Se pueden aplicar cargos por mensajes de texto.).

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Registro de Entrada/Salida Utilizando la Aplicación Móvil

La aplicación de ExakTime Mobile fué diseñada específicamente para que trabaje como un reloj que marca y registra las entradas y salidas de los empleados. Otras funciones que ofrece el ExakTime Mobile, pero no son cubiertas aquí son revisar que empleados están trabajando en diferentes proyectos(SiteHub), Notificaciones desde los lugares de Trabajo (Field Notes), las ubicaciones desde donde los empleados han marcado sus entradas y salidas(Team View), desplazamientos de los trabajadores de un proyecto a otro (GeoTrakker). El siguiente tutorial le guiará a través de cómo los empleados entran y salen usando la aplicación ExakTime Mobile.

  • Para empezar, cuando los usuarios abran ExakTime Mobile en su dispositivo móvil aparecerá un teclado numérico.

  • Introducirán su PIN o código personal y presionarán la flecha en la parte inferior derecha. Si una "X" roja aparece después de introducir la clave, eso quiere que el PIN es incorrecto o que aún no está activo en ExakTime Connect.

    Quick_Start_Tutorial__Spanish___360024372053__ClockIn1and2.png

    Una vez haya iniciado la session, en la pantalla principal del Time Clock.

  • Toque el botón "Ir" (Go) para marcar su inicio o entrada a su jornada laboral.

  • Seleccione el Proyecto o lugar de trabajo.

  • Seleccione acitividad o tarea a realizar, y si se le solicita, tome su foto de FaceFront (opcional).

    Quick_Start_Tutorial__Spanish___360024372053__ClockIn34and5.png

Con los permisos respectivos en la aplicación, los usuarios tienen acceso al historial(history) de los registros (entradas y salidas) hechas en el mismo dispositivo solamente (no en ningún otro dispositivo), también pueden ver quienes están trabajando y su ubicación actual (TeamView), le da acceso a poder marcar las Entradas y Salidas de otros empleados (Clock For), todas estas funciones están disponibles en la pantalla principal del ExakTime Mobile (Time Clock). Los administradores de ExakTime Connect controlan estos diferentes permisos de los usuarios de la aplicación yendo a Administrar / Permisos de la aplicación (Manage > Security Roles).

Para marcar la salida con ExakTime Mobile, presionarán "Salir” (Stop). Es posible que se les pida que especifiquen los proyectos también y que tomen otra foto de FaceFront. (Se muestra en un Android.) a la hora de salida.

Ver, Añadir y Editar Horas de Trabajo de los empleados en ExakTime Connect

La Pantalla de Detalles de las Horas Trabajadas (Time Card Detail) de los empleados muestra un desglose de las horas, proyectos/Lugares de trabajo y la actividades de un empleado, junto con cualquier comentario que puede ser creado por un administrador del programa de ExakTime Connect.

  • Para ver las de horas de trabajo de los empleados, en la Barra de Menú, presione en Tarjeta de Tiempo (Time Card) y luego en "Detalle de la Tarjeta de Tiempo (Time Card Detail)".

    Quick_Start_Guide__115005300728__Time_Card_Detail.png

    • La pantalla mostrará la información laboral de un empleado resumido en la parte superior de la página, con los botones de opciones administrativas (Agregar horas, Actualizar datos, Imprimir la pantalla, Enviar correo electrónico al empleado, Aprobación de las horas registradas, Historial de estas aprobaciones) señalados a continuación.
  • (Nota: los permisos que se muestran disponibles se basan en los niveles de permiso del Administrador o usuario.)

  • Presione el ícono azul de la tarjeta para desplegar la información de contacto del empleado en una ventana adicional.

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  • Para ver las horas de trabajo de un empleado, es posible que tenga que extender la pantalla presionando la flecha de expansión y a continuación, seleccionar al empleado en el lado izquierdo.

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  • Seleccione las fechas apropiadas en la parte superior derecha

  • Luego presione "Ver"(View) para ver los detalles de las horas trabajadas del empleado.

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Resumen

Gracias por elegir ExakTime Connect para ayudarlo a gestionar sus datos laborales. Esta guía fué diseñada para ayudarle a configurar y comenzar a utilizar su cuenta de Exaktime Connect. Cubrimos temas como:

  • Acceso y uso del ExakTime Connect (Log In to ExakTime Connect)
  • Añadir o Actualizar información de los empleados (Add and Edit Employee Information)
  • Añadir Proyectos o Lugares de Trabajo (Add Locations)
  • Añadir Actividades o Tareas (Add Cost Codes)
  • Añadir Dispositivos para el uso del ExakTime Mobile (Add a Mobile Device)
  • Marcar Entradas y Salidas el ExakTime Mobile (Clock In Using the Mobile App)
  • Ver, Agregar or Editar las horas de los empleados (View, Add, Edit Employee Time)

Visite el siguiente enlace para mas información acerca del uso de nuestro producto  así como también los videos disponibles para el uso de nuestro ExakTime Connect Basic TutorialsAdvanced Guides

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